Gerade bei steuerlichen Außenprüfungen, aber auch bei Umsatzsteuersonderprüfungen ist das Thema „Kasse“ brandaktuell und immer mehr Hauptdiskussionsthema.
Darum gilt es in diesem Bereich bestmöglich gewappnet zu sein.
Insbesondere ist dies wichtig für bargeldintensive Betriebe, deren Kasse der Mittelpunkt der geschäftlichen Betätigung ist.
Nicht ordnungsgemäße Kassenbuchführungen können im schlimmsten Fall zum Verwerfen der Kasse und zur Hinzuschätzung von Umsätzen führen.
Konsequenz: Steuernachzahlungen! In manchen Fällen auch strafrechtliche Folgen!
Egal welche Art von Kasse Sie führen, die folgenden Punkte sind zwingend zu beachten:
- Kassensturzfähigkeit muss jederzeit sichergestellt sein
- Täglicher Kassenabschluss nach Feierabend
- Unveränderbarkeit der Kassenaufzeichnungen muss gewährleistet sein
- Keine Buchung ohne Beleg (auch bei Privatentnahmen und -einlagen)
- Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls (Einzelaufzeichnung) inkl. Inhalt des Geschäfts, Name und Anschrift. Ausnahme: Waren von geringem Wert an eine bestimmte Vielzahl nicht bekannter und nicht feststellbarer Personen, jedoch zwingend bei:
- Hotel – und Beherbergung
- Kundenspezifisch gefertigtem Schmuck
- Restaurant/Gaststätte (wenn vom Kunden ein Bewirtungsbeleg gefordert wird)
- Kfz-Werkstätten und Handwerkern
- Kassenbericht für jede Verkaufsstelle
- Tageskassenendbestand muss ausgezählt und nicht berechnet werden (nicht abänderbare Tageslosung)
- Zählprotokoll weder durch Gesetz noch durch Rechtsprechung gefordert, aber als Nachweis, dass tatsächlich ausgezählt wurde und zur Untermauerung der Ordnungsmäßigkeit empfehlenswert
- Lückenlose Dokumentation der Tagesendsummenbons (Z-Bons) – Lücken führen zu einem schweren Mangel der Kasse
- Inhalt des Z-Bons: fortlaufende Nummer, Name des Geschäfts, Datum und Tagesendsumme
- Thermopapier kopieren und beides aufbewahren
- Zur Kasse gehörende Organisationsunterlagen (Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Programmabrufe wie z.B. Artikelpreisänderungen, Protokolle zur Einrichtung weiterer Verkäufer und Anweisungen zur Kassenprogrammierung) sind zwingend aufzubewahren. Fehlen der Organisationsunterlagen führen zu formellen Mängeln, dessen Bedeutung dem Fehlen von Tagesendsummenbons oder dem Fehlen von Kassenberichten gleichsteht. Dies berechtigt grundsätzlich schon zu einer Hinzuschätzung
- Mit Hilfe der Kasse erstellte Rechnungen sind ebenfalls zwingend aufzubewahren
- Verdichtung der Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig
- Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen, um darauf zugreifen zu können. Vorhalten ausgedruckter Unterlagen nicht ausreichend
- Ist eine komplette Speicherung nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden
- Konkrete Einsatzorte und Einsatzzeiträume der Geräte sind zu protokollieren
- Soweit unbare Vorgänge (EC, ELV) vorliegen, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge gewährleistet sein
Die zwei in der Praxis vorherrschenden Kassenarten
1. Offene Ladenkasse
War und ist weiterhin möglich, sofern formelle Spielregeln eingehalten werden:
2. Registrierkasse
Grundsatz: ALLES, WAS DIE KASSE NACH LADENSCHLUSS AUSWIRFT, IST AUFZUBEWAHREN!
Zwingend zu beachtende und auch umzusetzende Schritte:
Soweit Geräte bauartbedingt diesen Standard nicht oder teilweise nicht genügen besteht zur Zeit eine Duldung bis längstens 31.12.2016. Unterstellt, dass bis zu diesem Zeitpunkt alle technisch möglichen Softwareanpassungen (Updates) und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchgeführt wurden die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Sie haben Fragen zum Thema Barkasse?
Für Rückfragen steht Ihnen Herr Steuerberater André Reischert selbstverständlich gerne zur Verfügung.
