Wünschen Arbeitnehmer und ggf. Arbeitgeber / Unternehmer keine Privatnutzung des Firmenwagens, so ist ein Privatnutzungsverbot anzuraten. Eine Besteuerung eines geldwerten Vorteils erfolgt dann nicht, wenn ein Fahrtenbuch keine Privatnutzung aufweist.
Ein Verbot sollte schriftlich fixiert werden. Außerdem muss klar definiert werden, ob es eines davon gelten soll oder gleich mehrere. Um ganz sicherzugehen, ist es empfehlenswert ein Fahrtenbuch zu führen. Kontrollen sollten zeitnah und regelmäßig erfolgen, Aufzeichnungen bei den Lohnunterlagen aufbewahrt werden. Werden dann zusätzlich noch Sanktionsmaßnahmen bei Nichteinhaltung vereinbart, so kann die Finanzverwaltung keine Privatnutzung mehr unterstellen.
Folgende Vereinbarungen sind bei einem Privatnutzungsverbot unbedingt sind zu beachten:
- Verbot der Nutzung für Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte
- Verbot der Nutzung bestimmter/nur eines bestimmten Firmenwagens
- Verbot der Nutzung für Privatfahrten
- Verbot der Nutzung für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung
Nutzt ein Arbeitnehmer den Firmenwagen nachhaltig privat, kann angenommen werden, dass das Nutzungsverbot nur zum Schein ausgesprochen wurde. Für diesen Fall würde ein zu bewertender und versteuernder Arbeitslohn vorliegen.
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Steuerberater und Diplom-Kaufmann Matthias Brinkmann
