Fast jeder Unternehmer hat sich schon einmal mit Fragen rund um die berühmt berüchtigten „Firmenwagen“ auseinandergesetzt. Denn der Gesetzgeber bietet einen großen Katalog mit Pflichten und Möglichkeiten, den es zu beachten gilt.
Grundsätzlich steht zu Beginn dieses Themas die Frage: Wann ist ein PKW ein Firmenwagen – also betrieblich? Diese Entscheidung ist von dem Unternehmer selbst zu treffen und sollte stets VOR Anschaffung des Fahrzeugs erfolgen, da die Rückführung eines betrieblichen PKWs in die private Sphäre teuer werden kann. Hilfreich kann es sein, die betrieblichen Fahrten vor der Anschaffung über einen längeren Zeitraum aufzuzeichnen (ca. drei Monate). Dann ist es möglich bei Anschaffung zuverlässig den betrieblichen Nutzungsanteil und die Zuordnung zu ermitteln.
Hier gibt es drei Möglichkeiten:
a) notwendiges Betriebsvermögen
b) gewillkürtes Betriebsvermögen
c) notwendiges Privatvermögen
Betragen die betrieblichen Fahrten, also Fahrten zu Kunden, Lieferanten oder Messen, mehr als 50 % der Gesamtfahrleistung, ist der Unternehmer verpflichtet den PKW seinem Betriebsvermögen (a) zuzuordnen. Dies gilt im Übrigen auch dann, wenn er das Auto einem seiner Arbeitnehmer zu Verfügung stellen will. Eine derartige Zuordnung bewirkt die Abzugsfähigkeit aller Kosten im Betrieb. Einzig davon ausgenommen sind Strafzettel und Maut bei Urlaubsfahrten. Selbstverständlich kann die Zuordnung zum Betriebsvermögen nur erfolgen, wenn der PKW auch zivilrechtlich dem Unternehmer gehört – der PKW des Ehegatten kann nicht zum Betrieb gehören.
Liegt die betriebliche Nutzung zwischen 10 % und 50 % kann der Unternehmer wählen und den PKW dem gewillkürten Betriebsvermögen (b) zuordnen. Die anfallenden Kosten des Kfz sind dann anteilig in Höhe des betrieblichen Nutzungsanteils als Betriebsausgaben abziehbar. Wird der PKW verkauft, ist dieser Erlös jedoch ebenfalls als Einnahme im Betrieb zu erfassen.
Sind nur weniger als 10 % aller Fahrten betrieblich veranlasst, besteht nicht die Möglichkeit den PKW dem Unternehmen zuzuordnen. Es ist sodann notwendiges Privatvermögen (c). Die betrieblichen Fahrten können allerdings im Betrieb als Ausgaben erfasst werden. Dies kann entweder unter Berücksichtigung der Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 EUR oder unter Ermittlung der anteiligen tatsächlichen Kosten für jeden betrieblich gefahrenen Kilometer erfolgen. Bei Verkauf ist der Erlös in der Regel steuerfrei.
Die Zuordnung kann sich bei Änderung der Nutzungsverhältnisse auch verändern.
Hat der Unternehmer den PKW zutreffend seinem Betriebsvermögen zugeordnet, ist er verpflichtet den privaten Nutzungsanteil zu ermitteln. Dieser wird vom Gesetzgeber als gegeben vorausgesetzt und kann nur unter besonderen Bedingungen entfallen. Der private Nutzungsanteil umfasst alle Fahrten, die der Unternehmer nicht aus betrieblicher Veranlassung antritt. Die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb gehören zu den betrieblichen Fahrten. Je nach betrieblicher Zuordnung gibt es verschiedene Möglichkeiten den Privatanteil zu ermitteln:
- 1 % – Methode
- Schätzungsmethode
- Fahrtenbuchmethode
Die 1 % – Methode bietet den wenigsten bürokratischen Aufwand, kann jedoch nur auf Fahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens (siehe oben Pkt. a) angewendet werden. Bei diesem Berechnungsverfahren werden 1 % des inländischen Bruttolistenpreises monatlich als Einnahme versteuert. Zusätzlich werden 0,03 % des inländischen Bruttolistenpreises monatlich als Einnahme für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erfasst. Dem gegenüber steht die Entfernungspauschale von 0,30 EUR, die als Betriebsausgabe abgezogen werden kann.
Bei einer Zuordnung des PKWs zum gewillkürten Betriebsvermögen, scheidet die 1 % – Methode zur Ermittlung der Privatnutzung aus. Allerdings besteht die Möglichkeit die jeweiligen Nutzungsanteile (betrieblich und privat) über die sogenannte Schätzungsmethode zu ermitteln. Der betriebliche Nutzungsanteil bemisst sich aus den betrieblichen Kilometer zuzüglich der Kilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, geteilt durch die Jahreskilometerleistung. Wurden zunächst alle Kosten als Betriebsausgabe verbucht, muss dies um den Anteil für die private Nutzung (= Einnahme) korrigiert werden. Die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sind zwar den unternehmerischen Fahrten, nicht jedoch den abzugsfähigen Betriebsausgaben zuzuordnen. Abzugsfähig bleibt auch bei dieser Methode nur die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 EUR pro Kilometer.
Unabhängig von der Zugehörigkeit zum Betriebsvermögen können Unternehmer und Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen, um die Aufteilung zwischen betrieblichen und privaten Fahrten zu ermitteln. Entsprechend des so ermittelten betrieblichen Anteils sind sodann die anteiligen Kosten als Betriebsausgabe zu erfassen. Das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuches ist mit großer Sorgfalt verbunden, da die Aufzeichnungen nicht nur zeitnah, sondern auch lückenlos sein müssen und das Fahrtenbuch insgesamt in geschlossener Form vorliegen und unveränderbar sein muss. Die Anforderungen sind insgesamt sehr hoch und liegen oft im Fokus eines Betriebsprüfers.
Neben den bisher thematisierten ertragsteuerlichen Falltüren, ist es für den Unternehmer auch wichtig, die umsatzsteuerlichen Problematiken im Auge zu behalten.
Grundsätzlich ist auch hier nach dem Anteil der betrieblichen Nutzung zu entscheiden. Liegt die betriebliche Nutzung unter 10 % scheidet der Vorsteuerabzug sowohl bei Anschaffung des PKWs aus, als auch bei dem Ansatz der laufenden Kosten. Im Gegensatz zum ertragsteuerlichen Bereich hat der Unternehmer umsatzsteuerlich bis zu einer unternehmerischen Nutzung von 99 % die Entscheidungsmöglichkeit den Wagen anteilig seinem Betrieb zuzuordnen. Dies schlägt sich sodann auch in dem anteiligen Vorsteuerabzug aus Anschaffungs- und laufenden Kosten nieder. Lediglich bei unternehmerischer Nutzung von 100 % besteht eine Zuordnungspflicht und damit verbundener voller Vorsteuerabzug aus allen Kosten. Wir der PKW aus dem Unternehmensvermögen verkauft, unterliegt dieser Verkauf immer zu 100 % der Umsatzsteuer.
Auch umsatzsteuerlich muss ein privater Nutzungsanteil ermittelt werden. Die Ermittlungsverfahren hierzu folgen den bereits zuvor thematisierten Methoden in der Einkommensteuer.
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1 % – Methode
Aus Vereinfachungsgründen werden die monatlichen 1 %igen Einnahmen im Verhältnis 80:20 der Umsatzsteuer unterworfen. 20 % des monatlichen Entnahmewertes sind also umsatzsteuerfrei.
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Schätzungsmethode
Die Gesamtkosten sind in vorsteuer- und nicht vorsteuerbelastete Aufwendungen aufzuteilen und als Entnahme in Höhe des zuvor berechneten privaten Anteils zu erfassen. Es ergeben sich auf diese Weise ebenfalls zwei Erlöswerte, einmal mit und einmal ohne USt (z.B. bei Versicherungen und Kfz-Steuer). Liegen keine geeigneten Unterlagen für die Aufteilung nach vorsteuer- und nicht vorsteuerbelasteten Kosten vor, kann der Privatanteil auch mit 50 % geschätzt werden.
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Fahrtenbuchmethode
Durch die präzise Ermittlung des privaten und betrieblichen Anteils durch Aufteilung der Fahrten, können in diesem Verhältnis auch die Aufwendungen aufgeteilt werden. Die tatsächlichen Kosten müssen ebenfalls nach vorsteuer- und nicht vorsteuerbelasteten Aufwendungen aufgeteilt werden. Der vorsteuerbelastete Privatanteil ist sodann mit Umsatzsteuer als Erlös zu erfassen, der nicht vorsteuerbelastete private Anteil als Erlös ohne Umsatzsteuer.
Da die Wahl der jeweiligen Berechnungsmethode grundsätzlich für je einen Besteuerungszeitraum, also ein Jahr, gilt, sollten bereits im Vorfeld die jeweiligen Vor- und Nachteile abgeklärt werden.
Wie Sie sicherlich gemerkt haben, ist das Thema PKW im unternehmerischen Kontext äußerst komplex und es gestaltet sich nicht leicht, alle Möglichkeiten und Risiken im Blick zu haben. Dementsprechend möchten wir Sie gern dabei unterstützen, für Sie und Ihr Unternehmen die optimalste Lösung zu finden.
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Wenden Sie sich gerne an die Autorin:
Janna Fronhoffs – Bachelor of Arts (B.A.)
